Informacja o przetwarzaniu danych osobowych

§1 Postanowienia Ogólne

Dokument ten tłumaczy jakie dane zbieramy od użytkowników strony eduvr.mini.pw.edu.pl, w jakim celu oraz jak długo je przetwarzamy. Podaje również jakie prawa przysługują użytkownikom w związku z tym przetwarzaniem.
Strona jest częścią zadania pn. „Przeprowadzenie zajęć w technologii wirtualnej rzeczywistości” realizowanego w ramach projektu „Edukacja w wirtualnej rzeczywistości” (POWR.03.01.00-00-T199/18) współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego dalej zwanego projektem. Regulamin projektu wraz z załącznikami jest dostępny tutaj.
Termin RODO oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
Przetwarzane dane i ich administrator zależą od tego na jakim etapie udziału w projekcie jest użytkownik strony zatem konieczne jest rozróżnienie następujących typów użytkowników:
1. Kandydat - każdy użytkownik po zgłoszeniu się do projektu
2. Nauczyciel - każdy użytkownik (dyrektor lub nauczyciel), który rekomendował osoby do projektu
3. Uczestnik - kandydat, który przeszedł rekrutację do projektu
4. Uczestnik archiwalny - każdy uczestnik zakończonej edycji, którego dane są przetwarzane w celach archiwalnych na potrzeby kontroli prowadzonych przez fundatora projektu.
Kandydat lub Nauczyciel musi przesłać skan wypełnionej i podpisanej "karty zgłoszeniowej" na adres eduvr[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @), abyśmy mogli zacząć w pełni przetwarzać jego dane. Dodatkowo w przypadku użytkownika nieletniego dokument ten musi podpisać rodzic lub opiekun prawny.
Uczestnik musi przesłać drogą pocztową lub dostarczyć osobiście wypełnione i podpisane "oświadczenie uczestnika projektu", "deklarację uczestnictwa" oraz "kwestionariusz osobowy" abyśmy mogli zacząć w pełni przetwarzać jego dane (w tym także te szczególnie wrażliwe). Dodatkowo w przypadku uczestnika nieletniego dokumenty te musi podpisać rodzic lub opiekun prawny.
Administratorem wskazanych danych osobowych w zależności od typu użytkownika jest:
1. Uczestnik lub uczestnik archiwalny, który był wcześniej uczestnikiem projektu, dane osobowe podane w par 2, pkt. 1, poz. a,b,c,d,e,g niniejszej informacji - minister właściwy do spraw rozwoju regionalnego, pełniący funkcję Instytucji Zarządzającej dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020, z siedzibą w Warszawie przy ul. Wspólnej 2/4, 00-926 Warszawa. Z Administratorem danych można się skontaktować poprzez adres e-mailowy: kancelaria[at]miir.gov.pl ([at] zamieniamy na @) lub pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail: iod[at]miir.gov.pl ([at] zamieniamy na @) lub pisemnie przekazując korespondencję na adres siedziby Administratora. Z inspektorem ochrony danych można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych. W tym zakresie przetwarzania Państwa danych Politechnika Warszawska pełni rolę beneficjenta danych osobowych.
2. Uczestnik lub uczestnik archiwalny, który był wcześniej uczestnikiem projektu, dane osobowe podane w par 2, pkt. 1, poz. f,h,i,j,k niniejszej informacji - Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-661), Pl. Politechniki 1. Regon: 000001554. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iod[at]pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @) we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
3. Kandydat oraz uczestnik archiwalny który nie był uczestnikiem projektu, dane osobowe podane w par 2, pkt. 1, poz. a,b,c,f,j,k niniejszej informacji - Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-661), Pl. Politechniki 1. Regon: 000001554. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iod[at]pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @) we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
4. Kandydat oraz uczestnik archiwalny, który nie był uczestnikiem projektu, dane osobowe podane w par 2, pkt. 1, poz. d,e,g,h,i niniejszej informacji - dane te nie są zbierane.
5. Nauczyciel, dane osobowe podane w par 2, pkt. 1, poz. a,c,d,f,i,j,k niniejszej informacji - Politechnika Warszawska z siedzibą w Warszawie (kod pocztowy 00-661), Pl. Politechniki 1. Regon: 000001554. Administrator wyznaczył inspektora ochrony danych, z którym może się Pani/Pan skontaktować poprzez e-mail iod[at]pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @) we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych.
6. Nauczyciel, dane osobowe podane w par 2, pkt. 1, poz. b,e,g,h niniejszej informacji - dane te nie są zbierane.
Podstawą prawną do przetwarzania Państwa danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c oraz f RODO oraz w przypadku danych szczególnie wrażliwych art. 9 ust. 2 lit. g RODO.
Szanujemy prawo do prywatności i dbamy o bezpieczeństwo danych. W tym celu stosujemy szereg zabezpieczeń systemu informatycznego adekwatnych do ryzyka oraz szyfrujemy komunikację przeglądarki ze stroną.
Ochrona danych odbywa się zgodnie z wymogami powszechnie obowiązujących przepisów prawa, a ich przechowywanie ma miejsce na zabezpieczonych serwerach w siedzibie Administratora/Beneficjenta bez udziału podmiotów zewnętrznych.
Użytkownik strony ma prawo zażądać zaprzestania lub wstrzymania przetwarzania jego danych osobowych , ale to uniemożliwi mu udział w projekcie lub rekrutacji.

§2 Zakres przetwarzania danych osobowych

Kategorie przetwarzanych danych obejmują:
1. Dane identyfikacyjne: imię, nazwisko - dane te są niezbędne do identyfikacji użytkowników w szczególności do potwierdzenia jego tożsamości.
2. Dane identyfikacyjne: numer PESEL - dane te są niezbędne do identyfikacji użytkowników w szczególności do potwierdzenia jego tożsamości.
3. Dane kontaktowe: adres email - dane te są niezbędne do sprawnej komunikacji organizatorów projektu z użytkownikami.
4. Dane kontaktowe: telefon - dane te są niezbędne do sprawnej komunikacji z użytkownikami.
5. Dane lokacyjne: pełen adres - dane te są zbierane tylko od uczestników projektu.
6. Dane szkoły użytkownika: nazwa i adres szkoły - dane te są niezbędne do tworzenia statystyk popularności naszych projektów w szkołach oraz do nawiązywania współpracy dydaktycznej z tymi szkołami.
7. Dane dodatkowe (w tym te szczególnie wrażliwe): płeć, wykształcenie, miejsce urodzenia, informacja czy uczestnik należy do mniejszości narodowej lub etnicznej, jest emigrantem lub osoba obcego pochodzenia, informacja czy uczestnik jest osobą bezdomną lub dotkniętą wykluczeniem z dostępu do mieszkań, informacja czy uczestnik jest osobą z niepełnosprawnościami, informacja czy uczestnik jest osobą w innej niekorzystnej sytuacji społecznej - tych danych wymaga instytucja zarządzającą "Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój" są zbierane tylko od uczestników projektu.
8. Dane dotyczące wyników w testach: wszystkie odpowiedzi jakich na pytania w testach udzielił użytkownik wraz z czasem ich udzielenia - dane te są niezbędne do oceny poziomu wiedzy i nabytych kompetencji.
9. Dane dotyczące ankiet i ich wyników: wszystkie odpowiedzi jakich na pytania w udzielił uczestnik - dane te są niezbędne do oceny i poprawy jakości projektu.
10. Dane połączeń internetowych: data i czas połączenia, numer IP użytkownika, odwiedzana strona, strona z której nastąpiło połączenie (tzw. referrer), dane o nazwie i wersji systemu operacyjnego klienta oraz o nazwie i wersji przeglądarki internetowej klienta - dane te są zbierane w celu analizy ruchu sieciowego z serwerami strony pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa informatycznego serwerów a w szczególności zagrożeń bezpieczeństwa danych osobowych.
11. Tzw. "ciasteczka" przeglądarki. Wyłącznie takie które służą utrzymaniu sesji lub zapisaniu opcji ustawień użytkownika - bez tych danych witryna nie może poprawnie działać.
Celem przetwarzania danych osobowych jest realizacja zadania pn. „Przeprowadzenie zajęć w technologii wirtualnej rzeczywistości” realizowanego w ramach projektu „Edukacja w wirtualnej rzeczywistości” współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Cel ten jest realizowany poprzez:
1. Pozyskiwanie środków z Europejskiego Funduszu Społecznego realizowane na podstawie przekazywania danych uczestników projektu do instytucji pośredniczącej
2. Identyfikację użytkowników w ramach prowadzonych zajęć
3. Ocenę wiedzy uczestników na podstawie przeprowadzonych testów i kart obserwacji
4. Przeprowadzanie procesu reklamacji pytań przez uczestników
5. Archiwizacja recenzji i opinii nauczycieli o aplikacji i udostępnionych lekcjach
6. Gromadzenie statystyk dotyczących szkół
7. Tworzenie kopii bezpieczeństwa systemu informatycznego wraz z kopią bazy danych osobowych
8. Analiza ruchu sieciowego z witryną pod kątem zagrożeń bezpieczeństwa danych
9. Utrzymanie sesji użytkownika oraz zapamiętanie jego ustawień podczas interakcji ze stroną
Ramy czasowe przetwarzania danych osobowych:
1. Dane dotyczące udziału uczestników i nauczycieli w projekcie są przechowywane przez okres trwania projektu, tj. od 1.01.2019 do 30.06.2022 oraz archiwizowane w okresie 5 lat od grudnia roku w którym zakończy się zadanie „Przeprowadzenie zajęć w technologii wirtualnej rzeczywistości”.
2. Wszystkie dane statystyczne po pełnej anonimizacji są przechowywane bezterminowo.
3. Kopie bezpieczeństwa systemu są przechowywane przez 3 miesiące. W razie wycofania zgody na przetwarzanie danych osobowych po odtwarzaniu systemu z kopii stosowana jest lista wykluczeń użytkowników bazująca na ich wewnętrznych numerach identyfikacyjnych.
4. Dane dotyczące ruchu sieciowego są przechowywane przez 2 lata.
5. Dane zapisane w "ciasteczkach" są przechowywane na komputerze użytkownika tak długo jak wynika to ustawień jego przeglądarki. Po zakończeniu udziału w projekcie można je bez obawy skasować.
Komu możemy przekazać Państwa dane osobowe:
1. Instytucji zarządzającej "Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój".
2. Podmiotom upoważnionym na podstawie właściwych przepisów prawa (np. organom ścigania).

§3 Prawa przysługujące użytkownikom w związku z ochroną ich danych osobowych

Wszystkie pytania, prośby i żądania związane z danymi osobowymi prosimy kierować na adres eduvr[at]mini.pw.edu.pl ([at] zamieniamy na @), na wszystkie maile niezwłocznie odpowiemy.
Od naszych decyzji można się odwołać do powołanego na Politechnice Warszawskiej Inspektora Ochrony Danych lub Inspektora Ochrony Danych powołanego przez instytucję zarządzającą dla Programu Operacyjnego Wiedza Edukacja Rozwój 2014-2020.
Mają Państwo prawo do wniesienia skargi na nasze działania do organu nadzorczego czyli do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych o ile uznają Państwo, iż przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy RODO.
W niektórych przypadkach, aby spełnić prośbę lub żądanie, będziemy wymagali rozsądnego potwierdzenia tożsamości tak aby móc zidentyfikować czy osoba wnioskująca jest tą osobą której dane dotyczą.
Mają Państwo prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.
Prawo wglądu w swoje dane oraz prawo ich korygowania. Wszelkie zmiany w danych można wykonać jedynie przez kontakt mailowy.
Cofniecie zgody na przetwarzanie Państwa danych (prawo bycia zapomnianym) - prosimy o wniosek skierowany droga mailową. Cofnięcie zgody w trakcie trwania edycji oznacza automatyczne wykluczenie użytkownika z projektu. Uczestnik zadania musi dodatkowo wypełnić i przesłać drogą pocztową oryginał "Oświadczenia o rezygnacji z udziału w projekcie".
Pozostałe prawa wymienione w pkt. 5 tego paragrafu oraz inne prawa wynikające z obowiązujących przepisów - prosimy o wniosek skierowany droga mailową.